taxidocs

Datenschutzerklärung

Version 2026-07-05.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Sarthak Dwivedi, Testarellogasse 9/3, 1130 Wien, Österreich, personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Plattform taxidocs verarbeitet. Es wurde kein Datenschutzbeauftragter bestellt.

1. Unsere Rolle

taxidocs ist ein Geschäftswerkzeug für Firmen. Für die meisten Firmen-, Fahrer-, Fahrzeug-, Tankbeleg- und Umsatzdaten bestimmt die Firma Zweck und Mittel der Verarbeitung; wir handeln als Auftragsverarbeiter. Für eigene Konto-, Sicherheits-, Rechts-, Abrechnungs- und Supportvorgänge handeln wir als Verantwortlicher.

2. Verarbeitete Daten

Wir verarbeiten Kontodaten wie Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Passwort-Hash, Firma und Zustimmungsnachweise; hochgeladene Tankbelege und Umsatzdateien; Fahrzeugdaten und Fahrerzuordnungen; erzeugte Abgleichberichte; Supportnachrichten sowie technische Anmelde-, Sicherheits-, Zugriffs- und Fehlerprotokolle.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verwenden diese Daten zur Bereitstellung von Konten, Annahme und Speicherung von Uploads, Auslesung von Tankbelegdaten, zum Abgleich von Kraftstoff- und Umsatzdaten, zur Berichtserstellung, für Transaktions-E-Mails, Support, Sicherheit und rechtliche Pflichten. Rechtsgrundlage sind je nach Vorgang Vertragserfüllung, berechtigte Interessen am Betrieb und Schutz des Dienstes, gesetzliche Pflichten oder dokumentierte Weisungen der Firma.

4. Erforderliche Daten

Konto-, Upload-, Fahrzeug- und Zuordnungsdaten sind erforderlich, soweit sie für die jeweilige Funktion benötigt werden. Ohne erforderliche Daten kann die Funktion oder das Konto nicht nutzbar sein.

5. Auftragsverarbeiter und Empfänger

Wir setzen Dienstleister auf Grundlage erforderlicher Datenschutzvereinbarungen ein. Sie verarbeiten Daten nur zur Erbringung ihrer Leistungen für uns.

6. Automatisierte Tankbelegauslesung

Hochgeladene Tankbelege können an Anthropic übermittelt werden, um strukturierte Tankbelegdaten auszulesen. Diese Werte können in Abgleichberichten verwendet und von berechtigten Nutzern geprüft oder korrigiert werden. Anthropic erklärt, kommerzielle/API-Daten nicht zum Modelltraining zu verwenden, sofern nicht ausdrücklich an einem Verbesserungsprogramm teilgenommen wird.

7. Internationale Übermittlungen

Einige Anbieter können personenbezogene Daten außerhalb der EU/des EWR verarbeiten. Bei Cloudflare und Resend kann eine Verarbeitung in den USA stattfinden. Anthropic und Resend stellen erforderlichenfalls EU-Standardvertragsklauseln bereit; Cloudflare beschreibt Übermittlungsgarantien in seinem Datenverarbeitungszusatz. Wir bewahren Anbieterdokumentationen zu den eingesetzten Auftragsverarbeitern auf.

8. Speicherdauer

Kontodaten werden während der aktiven Nutzung und anschließend für erforderliche rechtliche oder betriebliche Zeiträume gespeichert. Tankbelege, Umsatzdateien, Abgleichdaten, Verlauf der Berichtsverarbeitung und Monatsübersichten werden bis zu einem Jahr aufbewahrt, sofern sie nicht früher über einen autorisierten Löschvorgang entfernt werden. Interne Protokolle von Administratoransichten werden zwei Jahre gespeichert. Passwort-Reset-Token sind kurzlebig. Für Support-E-Mails, Anbieter- und Zugriffsprotokolle sowie Sicherungen können abweichende betriebliche Fristen gelten.

9. Cookies und Browserspeicher

Wir verwenden Erstanbieter-Cookies und lokalen Browserspeicher ausschließlich für notwendige Funktionen wie Anmeldung, Sitzungsverwaltung und die gewählte Sprache (ff_locale). Wir verwenden keine Werbe- oder Drittanbieter-Analyse-Cookies.

10. Ihre Rechte

Nach der DSGVO können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung oder eine übertragbare Kopie Ihrer personenbezogenen Daten verlangen und bestimmten Verarbeitungen widersprechen. Anfragen zu Firmendaten müssen gegebenenfalls gemeinsam mit der betreffenden Firma als Verantwortlicher bearbeitet werden. Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie sarthak.04@gmail.com. Sie können außerdem Beschwerde bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, einlegen: www.dsb.gv.at oder bei der Aufsichtsbehörde Ihres EU-Mitgliedstaats.

11. Kontakt und Änderungen

Fragen zu dieser Datenschutzerklärung können gesendet werden an sarthak.04@gmail.com. Das Impressum ist hier verfügbar: Impressum. Diese Datenschutzerklärung kann aktualisiert werden. Wesentliche Änderungen müssen vor der weiteren Nutzung erneut bestätigt werden.